「納品書？見積書や請求書とは何が違うの？」
このように考えていませんか？
納品書は必須ではないでしょ？
会社員時代に納品書なんてほとんど使っていなかった
書類が増えるは面倒くさい
と思うのは当然です。
しかし、納品書はフリーランスにとってトラブルを回避することができるツールになります。今回は納品書がフリーランスにどのように役に立つのかについて解説していきます。
具体的には
フリーランスに納品書は必要か
納品書がトラブルを回避する事例
納品書を送る時に気をつけること
を説明していきます。
是非最後までお読みください。
フリーランスにとって納品書は重要！
フリーランスにとって納品書を発行することは非常に重要です。 ここでは納品書の役割について説明していきます。
納品書とは
納品書と請求書、また領収書の違いがわからないという人が多くいるのではないでしょうか。
納品書は、「いつどのようなもの」を納品したのかを証明する書類です。 一方、請求書は納品した相手から、お金を支払ってもらうために必要な書類です。 領収書はクライアントに報酬を支払ってもらったことを証明するための書類です。
このように請求書、納品書、領収書はフリーランスが仕事をする上で全く違った場面で発行されます。 それぞれに重要な役割があるのです。 今回は、フリーランスは業務を終え、納品する際の納品書について詳しく説明していきます。
自分の仕事を把握できる
「あれ、自分は今週は何の仕事をしたんだっけ？」 仕事が増えてくるとこんな風になってしまうかもしれません。 フリーランスは納品書を使うことによって
「何をどのくらい納品したのか」 「いつ納品したのか」
ということを把握しておくことができます。
納品書は自分の仕事を振り返ることができるツールにもなるのです。
トラブルの予防
仕事先とのトラブルを避けることができます。 また、納品書を発行することはクライアントの信頼を得ることにも繋がります。 トラブルに関しては後ほど詳しく説明します。
フリーランスは要注意！納品書で予防できるトラブル
フリーランスには、様々なトラブルが起こってしまう可能性があります。 実は納品書は法律で発行を義務付けられてはいません。 納品書を発行しないフリーランスが多いのはこのためです。
しかし、納品書を使うことでトラブルを回避することができます。 ここでは納品書によって回避できるトラブルについて解説します。
見積書とのズレがなくなる
納品書を発行することによって、見積書とのズレをなくすことができます。 フリーランスとして、たくさんの仕事を請け負っている状態だと見積書と違う商品を納品してしまったり、数などを間違えたりすることがあります。 納品書によって、見積書と照らしあわせることがでるので、ズレをなくすことができます。
納品の証拠になる
納品書は、クライアントに納品したという証拠になります。 そのため、納品したにも関わらず、「商品を受け取っていない」と言われてトラブルになることを避けることができます。
フリーランスは自分の身を自分で守らなければなりません。 納品したにも関わらず「納品していない」と言いがかりを付けられるトラブルを回避することができるのです。
フリーランスが納品書を送る時に気をつけたいこと
フリーランスが納品書を送る時際には、注意点があります。 クライアントの信頼を確保するため、トラブルを回避するために気をつけなければならない点をここで紹介します。
レポート用紙でも可能！納品書の書き方を徹底解説
納品書には決まった形式があるわけではありません。 極端な話、レポート用紙を代用することも可能です。 納品書に必要な記載を解説します。
納品書の書くべき内容
①宛先
基本的には左上に書きます。 提出先によって書き方が微妙に異なります。 会社名の場合：〇〇株式会社御中 個人の場合：〇〇様
②通し番号
右上に書きます。 請求書や見積書と関連付けることも可能です。 修正依頼があった場合などにもどの納品書に関するものなのかすぐにわかるので非常に便利です。
③作成者
通し番号の下に書きます。 法人、個人の場合どちらもゴム印などを押します。
④タイトル
作成者の下の中央に書きます。
⑤納品日
タイトルの左下に書きます。 基本的には商品の到着日にするのが良いでしょう。
⑥明細と合計金額
納品日の下に書きます。 単価、数量、金額、合計金額を間違いの無いように記入します。 合計金額と請求書の金額が合うようにしてください。[/box]
納品日商品の到着日にする
納品を郵便で行う場合の注意点です。 納品日は必ず商品が到着する日にしましょう。商品の発送日にしてはいけません。
商品を送ってから、何日間で届くのかということをきちんと把握してから、納品日を決めるようにしましょう。
品目を見積書と合わせる
納品書と見積書に記載している品目が異なる場合は納品に漏れがあるとみなされてします。 最悪の場合、トラブルに発展してしまう可能性があります。
例えば、「机」というように見積書に記入している場合に納品書にツクエやデスクなどと記入することはやめましょう。 見積書と同じく「机」と記入するようにしてください。
金額を見積書と合わせる
見積書と納品書の金額は、必ず合わせてください。 見積書の内容を確認しながら、納品書を作ることで、ミスを避けることができます。
金額を間違えて記入してしまうと、大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。
まとめ：納品書はフリーランスを守るツールになる！
いかがだったでしょうか。 納品書は法律で発行を義務付けられているわけではありません。 しかし、フリーランスにとっては自分を守るツールになります。 もう一度繰り返すと
いつ、何を、どのくらい納品したのかを把握できる
納品した証拠になる
納品する相手に安心と信頼感を持ってもらえる
というメリットがあります。
繰り返しますが、フリーランスは自分の身は自分で守らなければなりません。 些細なトラブルを回避するためにも納品書は発行するようにしましょう。
ここまでお読み頂きありがとうございました。